Dein erster Workflow

Du baust einen Workflow, der aus jeder neuen E-Mail im Postfach einen Kontakt und einen Deal im CRM anlegt. Vor dem Anlegen fragt er dich.

Voraussetzungen

• Du darfst bauen (Rolle Admin oder die frühere Rolle Entwickler). Mit der Rolle Nutzer landest du statt im Builder auf der Workflow-Liste.
• Du hast für jeden Dienst des Workflows ein Konto verbunden, im Beispiel Outlook Mail und Pipedrive. Der Testlauf holt echte E-Mails aus deinem Konto. Ohne Verbindung gibt es kein Testereignis.
• Der Workspace hat Guthaben. Jeder Modellaufruf kostet, beim Bauen im Chat genauso wie in jedem Lauf. Den Stand zeigt Einstellungen im Abschnitt Guthaben. Ist es leer, meldet die App „Dein Guthaben ist aufgebraucht."

In einem Workspace, den ein Partner betreut, baut der Partner. Die Personen des Kunden sehen dort keine Bau-Funktionen, unabhängig von ihrer Rolle.

Workflow beschreiben

1. Klicke in der Seitenleiste auf Neue Unterhaltung.
2. Klicke unter dem Eingabefeld auf Workflow erstellen.
3. Beschreibe den Ablauf in eigenen Worten, zum Beispiel: Wenn eine neue E-Mail im Posteingang ankommt und nach einer Anfrage aussieht, leg in Pipedrive einen Kontakt und einen Deal an. Frag mich vorher.
4. Schicke die Nachricht ab. Sobald Auslöser oder Ablauf feststehen, zeigt der Chat die Karte Workflow bauen.
5. Klicke auf Bauen. Der Builder öffnet sich mit deiner Beschreibung und beginnt sofort zu bauen.

Andere Wege in den Builder, etwa ein leerer Workflow oder eine Vorlage, stehen unter Der Builder.

Fragen beim Bau beantworten

Der Co-Builder ist der Chat in der Spalte Bauen links im Builder. Er legt die Schritte auf der Zeichenfläche selbst an. Dabei fragt er nach festen Werten, die nur du kennst, etwa Postfach, Ordner oder Empfänger.

1. Beantworte seine Fragen im Chat.
2. Warte, bis die Karte Bauplan alle Schritte abgehakt hat.
3. Klicke in der Karte Verbindung fehlt auf Verbinden, falls sie erscheint.
4. Lies die letzte Nachricht. Sie sagt, ob der Workflow ausführbar ist oder ob noch feste Werte offen sind.
5. Trage offene Werte im Chat oder direkt am Schritt nach.

Für Ablagen in SharePoint und OneDrive und für Kanäle und Chats in Teams zeigt der Chat statt einer Frage eine Auswahl. Dort klickst du auf Übernehmen.

Du musst nichts speichern. Der Builder sichert den Entwurf nach jeder Änderung.

Schritte prüfen

Jeder Workflow hat genau einen Auslöser, immer als erste Karte. Danach folgen Schritte in drei Arten:

• Agent: arbeitet mit einem Modell und mit Werkzeugen.
• Aktion: führt genau eine Operation aus dem Katalog aus, ohne Modell.
• Bedingung: verzweigt nach dem Wert eines Feldes, ohne Modell.

Freigaben sind keine eigenen Karten. Sie sitzen als Schalter am Werkzeug eines Agenten oder einer Aktion. Was jede Art kann, steht unter Schritte.

1. Klicke auf die Karte des CRM-Schritts. Der Dialog zeigt drei Kacheln: Input, Arbeit und Output.
2. Prüfe in Arbeit die Anweisung. Nach ihr arbeitet der Schritt, und sie darf nicht leer sein.
3. Prüfe die Werkzeuge Kontakt anlegen und Deal anlegen. Beide schreiben, deshalb ist ihr Schalter Freigabe an. Der Lauf hält vor jedem Aufruf an und fragt dich.

Schaltest du die Freigabe aus, trägt das Werkzeug Ohne Freigabe, und der Agent legt sofort an.

Ist eine Karte rot umrandet, steht der Grund in einer Zeile darüber, zum Beispiel „Nicht vom Trigger erreichbar, Fluss verbinden". Das Sternchen in dieser Zeile gibt das Problem an den Chat.

Auslöser einstellen

1. Klicke auf die Karte Auslöser.
2. Wähle in der Kachel Auslöser im Feld Art den Eintrag Integration.
3. Wähle unter Integration die App Outlook Mail.
4. Wähle unter Ereignis den Eintrag Neue E-Mail.
5. Prüfe unter Einstellungen das Feld Ordner. Standard ist inbox.
6. Beschreibe unter Zuständigkeit, welche E-Mails der Workflow bearbeiten soll, zum Beispiel nur Anfragen von neuen Interessenten, keine Newsletter, keine Rechnungen.

Lässt du Zuständigkeit leer, bearbeitet der Workflow jede E-Mail. Eine E-Mail, die nicht passt, endet als Übersprungen, mit sichtbarer Begründung.

Der Auslöser nennt kein Konto. Jede Person wählt ihr eigenes Outlook-Mail-Konto, wenn sie den Workflow für sich einrichtet.

Bei diesem Auslöser kann dir ein Schritt mitten im Lauf keine Fragen stellen, weil niemand am Bildschirm sitzt. Der Schalter Rückfragen in der Kachel Arbeit erscheint nur beim Auslöser Formular. Freigaben gibt es trotzdem.

Mit einer echten E-Mail testen

Unter der Auslöser-Karte hängt das Panel Testlauf.

1. Klicke im Panel auf Letzte Ereignisse laden. Der Builder holt echte Nachrichten aus deinem verbundenen Konto.
2. Wähle eine Nachricht aus.
3. Klicke auf Mit diesem Ereignis testen.
4. Warte, bis der Lauf Kontakt anlegen erreicht. Die Karte zeigt dann Wartet auf deine Freigabe mit den echten Werten.
5. Klicke auf der Karte auf Freigeben oder Ablehnen.
6. Prüfe die Ergebniszeile unter jeder Karte.

Erfundene Testmails gibt es nicht. Mit Nur den Auslöser im Menü neben dem Knopf läuft der Test nur bis hinter den Auslöser. Stoppen bricht einen laufenden Test ab. Das ▶ an einer Karte (Nur diesen Schritt) wiederholt diesen Schritt gegen den aktuellen Entwurf, ohne den Lauf neu zu starten.

Blockiert das Panel, nennt es den Grund selbst. Alle Testläufe sammeln sich im Fach Läufe am unteren Rand der Zeichenfläche.

Workflow veröffentlichen

1. Klicke oben rechts auf Veröffentlichen. Der gespeicherte Entwurf wird zu einer unveränderlichen Version. Die Anzeige neben dem Knopf wechselt von Entwurf auf v1.
2. Klicke im Dialog Version 1 veröffentlicht auf Für mich einrichten. Mit Später schiebst du das auf.

Veröffentlichen startet nichts und stoppt nichts.

Ist der Workflow nicht ausführbar, lehnt lowcloud ab: „Workflow ist nicht veröffentlichbar: …", gefolgt von den Befunden, etwa offenen festen Werten. Weitere Gründe für eine Ablehnung sind zum Beispiel:

• Der Workflow verwendet einen gelöschten Agenten.
• Ein Workflow, den das Team sieht, enthält einen privaten Agenten, Skill oder Bucket.
• Der Auslöser ist ein Webhook.

Für dich einrichten

Eine Einrichtung gehört einer Person, ist an genau eine Version gebunden und läuft über die Konten dieser Person.

1. Klicke auf Für mich einrichten. Den Knopf gibt es im Dialog nach dem Veröffentlichen, als Einrichten in der Zeile auf der Seite Agenten und im Tab Einrichtungen der Workflow-Seite.
2. Der Dialog listet jeden Dienst. Wähle in jeder Zeile unter Konto wählen dein Konto. Hast du für einen Dienst noch keins, klicke auf den Knopf mit seinem Namen, etwa Outlook Mail verbinden.
3. Klicke auf Einrichten. Ab jetzt läuft der Workflow über deine Konten.

Veröffentlichst du später eine neue Version, bleibt jede Einrichtung auf ihrer Version, auch deine. Jede Person wechselt selbst mit Auf v2 aktualisieren.

Ersten Lauf ansehen

Der Auslöser prüft einmal pro Minute. Die erste Prüfung nach dem Einrichten verarbeitet noch nichts. Bis zum ersten echten Lauf können deshalb rund zwei Minuten vergehen.

Ein Lauf, dessen E-Mail nicht zur Zuständigkeit passte, steht als Übersprungen in der Historie und ist dort standardmäßig ausgeblendet. Was ein Lauf zeigt, steht unter Läufe.