Veröffentlichen und einrichten
Veröffentlichen macht aus dem Entwurf eines Workflows eine feste Version. Der Workflow läuft erst, wenn eine Person ihn für sich einrichtet. Jede Person richtet ihn für sich allein ein, und er läuft dann über ihre Konten.
Workflow veröffentlichen
- Öffne den Workflow im Builder.
- Klicke in der Kopfzeile auf Veröffentlichen.
Hat der Entwurf unveröffentlichte Änderungen, zeigt die Workflow-Seite ein gelbes Banner. Dort veröffentlichst du mit Änderungen veröffentlichen.
lowcloud legt aus dem gespeicherten Entwurf die nächste Version an. Eine Version lässt sich nicht mehr ändern. Automatische Läufe und Einrichtungen nutzen immer eine Version, nie den Entwurf. Den Entwurf führst du nur als Testlauf im Builder aus.
Vor dem Veröffentlichen prüft lowcloud den Workflow. Einen Workflow mit Webhook-Auslöser weist lowcloud ab, siehe Auslöser.
Neue Einrichtungen nutzen ab jetzt die neue Version. Bestehende Einrichtungen bleiben auf ihrer bisherigen Version. Die Bestätigung nennt, wie viele das sind.
Konto für einen Dienst festlegen
Wer bauen darf (Rolle Admin oder die frühere Rolle Entwickler), legt im Builder fest, über welches Konto ein Dienst läuft. Die Auswahl steht am Schritt: bei einem eigenen Agenten in der Kopfzeile des Dienstes unter Werkzeuge, bei einem geliehenen Agenten und bei einer Aktion im Abschnitt Konten. Ein Konto gilt für alle Schritte des Workflows, die diesen Dienst nutzen.
- Jeder bringt sein eigenes Konto: Jede Person verbindet beim Einrichten ihr eigenes Konto.
- Ein eigenes Konto: Der Dienst läuft für alle über dieses Konto. Andere, die bauen, sehen es in der Auswahl als Konto von [Name].
Ein so festgelegtes Konto ist vorgegeben. Im Einrichtungs-Dialog steht dann, über wessen Konto der Dienst läuft. Ein eigenes Konto kann dort niemand hinterlegen.
Der Dienst des Auslösers ist ausgenommen. Er läuft bei jeder Person über ihr eigenes Konto.
Unter der Zeile eines Dienstes kannst du einzelnen Werkzeugen ein eigenes Konto geben. Es geht dem Konto des Dienstes vor. Voreingestellt ist Konto des Dienstes.
Workflow für dich einrichten
Eine Einrichtung gehört dir, nutzt genau eine veröffentlichte Version und läuft über deine Konten. Sie hat einen eigenen Schalter zum Ein- und Ausschalten. Pro Person und Workflow gibt es genau eine Einrichtung. Einen Schalter für den ganzen Workspace gibt es nicht.
- Öffne Agenten in der Seitenleiste.
- Klicke in der Zeile des Workflows auf Einrichten.
- Wähle im Einrichtungs-Dialog für jeden offenen Dienst ein Konto und schalte die Einrichtung ein.
Hat jeder Dienst schon ein Konto von dir und gibt es keinen Zeitplan zu wählen, öffnet sich kein Dialog. Die Einrichtung ist dann sofort eingeschaltet.
Für mich einrichten gibt es auch im Zeilenmenü des Workflows und auf der Workflow-Seite im Tab Einrichtungen.
Einrichten kannst du erst, wenn der Workflow eine veröffentlichte Version hat. Pro Person einrichten lassen sich die Auslöser Formular, Öffentliches Formular, Zeitplan und alle Integrations-Auslöser. Ein Webhook lässt sich nicht pro Person einrichten.
Konten wählen
Der Einrichtungs-Dialog zeigt eine Zeile je Dienst.
| Zeile | Was du tust |
|---|---|
| Nennt ein vorgegebenes Konto | Nichts. Der Dienst läuft über dieses Konto. |
| Zeigt dein Konto | Nichts. Mit dem × entfernst du es wieder. |
| Fragt nach deinem Konto | Wähle im Feld Konto wählen ein Konto. |
| Zeigt Nicht mehr verfügbar | Wähle ein anderes Konto. Ein vorgegebenes Konto kann nur ersetzen, wer bauen darf, und nur mit einem eigenen Konto. |
Wählbar sind nur deine eigenen Verbindungen. Hast du für einen Dienst noch kein Konto, steht in der Zeile [Dienst] verbinden. Der Button führt zu Dienste verbinden.
Jede Auswahl wird sofort gespeichert. Schließt du den Dialog, ohne einzuschalten, bleiben die gewählten Konten erhalten.
Der Auslöser hat eine eigene Zeile, zum Beispiel Outlook Mail (Auslöser). Sie legt fest, wessen Postfach für dich abgefragt wird.
Eigene Uhrzeit setzen
Bei einem Workflow mit Auslöser Zeitplan fragt der Einrichtungs-Dialog unter Wann es für dich läuft, wann er für dich laufen soll. Vorbelegt ist der Zeitplan des Workflows. Die Zeitzone kommt aus deinem Browser.
lowcloud speichert nur, was vom Workflow abweicht. Änderst du nichts, folgst du dem Zeitplan deiner Version. Einen geänderten Zeitplan einer neuen Version bekommst du, wenn du aktualisierst. Jede Person kann eine eigene Uhrzeit setzen.
Auf eine neue Version aktualisieren
Jede Einrichtung läuft auf ihrer Version weiter, bis die Person, der sie gehört, sie selbst aktualisiert.
Du aktualisierst an einer dieser Stellen:
- im Dialog direkt nach dem Veröffentlichen mit Auf v[N] aktualisieren oder Für mich einrichten
- in der Liste unter Agenten mit dem Versions-Button v[N] in der Zeile des Workflows
- im Zeilenmenü mit Auf v[N] aktualisieren
- im Tab Einrichtungen mit Aktualisieren in deiner Zeile oder in der Versionen-Karte
Der Klick genügt. lowcloud fragt nur nach, wenn die neue Version ein zusätzliches Konto braucht. Dann öffnet sich der Einrichtungs-Dialog.
Deine eigene Uhrzeit bleibt nur erhalten, wenn der Auslöser der neuen Version wieder ein Zeitplan ist. Ein Formular-Link fällt weg, wenn der Auslöser der neuen Version kein öffentliches Formular mehr ist.
Einrichtung pausieren oder entfernen
Der Schalter in der Zeile unter Agenten und in deiner Zeile im Tab Einrichtungen pausiert deine Einrichtung oder schaltet sie wieder ein. Die Einrichtungen anderer Personen bleiben davon unberührt. Beim Einschalten prüft lowcloud wieder, ob jeder Dienst ein Konto hat. Fehlt eines, öffnet sich der Einrichtungs-Dialog.
Einrichtung entfernen löscht deine Einrichtung. Der Workflow selbst bleibt bestehen.
Solange andere Personen eine Einrichtung haben, lässt sich der Workflow nicht privat stellen. Ihre Einrichtungen müssen zuerst entfernt werden.
Workflow als Link weitergeben
- Öffne unter Agenten das Zeilenmenü des Workflows.
- Wähle Als Link teilen.
lowcloud erzeugt einen festen Link mit dem aktuellen Stand des Entwurfs. Teilst du erneut, aktualisiert lowcloud den Stand hinter demselben Link. Link widerrufen macht den Link ungültig.
Wer den Link angemeldet öffnet und bauen darf, sieht den Namen, die teilende Person und die Schritte. Übernehmen legt eine eigene Kopie im eigenen Workspace an. Nur der Ablauf kommt mit. Konten verbindet die Person danach. Feste Werte wie Empfängeradressen trägt sie selbst ein. Die Kopie muss im Ziel-Workspace erst veröffentlicht und dann von jeder Person eingerichtet werden.
Tab Einrichtungen
Auf der Workflow-Seite zeigt der Tab Einrichtungen unter Wo dieser Workflow läuft, wer den Workflow eingerichtet hat. Oben steht deine Zeile (Du). Darunter steht eine Zeile je Kollegin und Kollege mit Name, Zustand, Version und der Zahl der gelaufenen, angehaltenen und fehlgeschlagenen Läufe. Was ein fremder Lauf inhaltlich getan hat, steht dort nicht.
Deine Zeile trägt eines dieser Badges: Vervollständigen nötig, Eingerichtet oder Pausiert. Ohne Einrichtung trägt sie kein Badge, sondern den Button Für mich einrichten.
Die Versionen-Karte zeigt alle veröffentlichten Versionen mit Datum und wie viele Kollegen auf jeder Version laufen. Neueste markiert die neueste Version, Du läufst hier deine. Über das ⋮-Menü in der Kopfzeile der Workflow-Seite öffnet Versionen den vollständigen Verlauf. Diese Version veröffentlichen macht eine ältere Version wieder zur veröffentlichten. Eine neue Version entsteht dabei nicht.
Liste unter Agenten
Der Filter Für dich über der Liste unter Agenten zeigt die Workflows, für die du eine Einrichtung hast, eingeschaltet oder pausiert. Die Zahl am Filter ist die Anzahl deiner Einrichtungen. Braucht eine davon Aufmerksamkeit, trägt der Filter ein Warndreieck, und die betroffene Zeile ist gelb hinterlegt. Das passiert bei einem Fehler beim letzten Prüfen oder bei einer automatischen Pause mit Grund.
Die zweite Zeile eines Eintrags zeigt genau eine Angabe. Die Reihenfolge: dein letzter Fehler in Rot, sonst der Grund einer Pause oder Für dich pausiert, sonst bei einem laufenden Zeitplan der Plan mit dem nächsten Lauf, sonst der Auslöser der veröffentlichten Version.
Die Liste zeigt höchstens 20 Einträge. Den Rest holst du mit Mehr anzeigen. Die Suche über der Liste findet nur Namen.
Badges
Ein Eintrag trägt höchstens drei Badges.
| Badge | Bedeutung |
|---|---|
| Zahl mit Personen-Symbol | So viele Kolleginnen und Kollegen haben den Workflow eingerichtet. Namen zeigt die Liste nicht. |
| Privat | Nur du siehst diesen Workflow. |
| v[N] | Mit Einrichtung die Version, auf der deine Einrichtung läuft. Sonst die veröffentlichte Version. |
| Entwurf | Der Workflow ist noch nicht veröffentlicht. |
| Chat | Der Eintrag ist ein Chat-Agent ohne Auslöser und ohne Zeitplan. Es gibt nichts einzurichten. |
Rechts im Eintrag steht der Schalter deiner Einrichtung. Ohne Einrichtung steht dort der Button Einrichten, bei einem Entwurf nichts. Gibt es eine neue Version, kommt der Button v[N] dazu. Ein Klick darauf aktualisiert deine Einrichtung.
Automatische Pause
In diesen Fällen pausiert lowcloud eine Einrichtung von selbst:
| Grund | Text auf der Zeile |
|---|---|
| Dem Auslöser fehlt dein Konto | Pausiert, dazu „dem Auslöser ist kein Konto von dir mehr zugewiesen“ |
| Deine Version ist nicht mehr ausführbar | Pausiert, dazu „die Version ist fehlerhaft, aktualisiere auf die aktuelle Version“ |
| Die Person hat den Workspace verlassen | Mitglied hat den Workspace verlassen |
| Die Person hat keinen Zugriff mehr auf den Workflow | Pausiert, dazu „kein Zugriff mehr auf diesen Workflow“ |
| Der Workflow oder ein geliehener Agent darin ist für den Kunden gesperrt | „Ein Agent in diesem Workflow steht gerade nicht zur Verfügung. Wende dich an deine Workspace-Verwaltung.“ |
Berechtigungen
Jedes Mitglied des Workspace darf einen Workflow für sich einrichten, ein- und ausschalten und starten. Veröffentlichen, teilen und löschen darf nur, wer bauen darf.
Du änderst nur deine eigene Einrichtung. Die Einrichtung einer Kollegin kannst du weder bearbeiten noch pausieren noch entfernen.
Die Zeilen der Kollegen und die Versionen-Karte im Tab Einrichtungen sieht nur, wer bauen darf.