Auslöser

Der Auslöser legt fest, was einen Lauf startet. Jeder Workflow hat genau einen Auslöser. Im Feld Art wählst du eine von vier Arten:

• Formular: Ein angemeldetes Mitglied startet den Lauf von Hand.
• Öffentliches Formular: Jemand mit dem Link füllt ein Formular aus und startet damit einen Lauf, ohne Anmeldung.
• Zeitplan: Der Workflow läuft zu festen Zeiten.
• Integration: Ein Ereignis in einer verbundenen App startet den Lauf, zum Beispiel eine neue E-Mail.

Auslöser einstellen

Klicke im Builder auf die Auslöser-Karte. Den Namen änderst du in der Kopfzeile des Dialogs, darunter steht die Zeile Notiz. Der Dialog hat bis zu drei Kacheln:

• Auslöser: immer da. Hier wählst du die Art, bei Integration dazu Integration und Ereignis. Darunter stehen je nach Art Einstellungen und Startformular. Einstellungen erscheint nur, wenn die Art Einstellungen hat. Formular und Öffentliches Formular haben keine. Startformular gibt es nur bei diesen beiden.
• Zuständigkeit: nur bei Integration und Öffentliches Formular.
• Output: immer da. Zeigt die Felder, die der Auslöser in den Kontext legt.

Den Auslöser kannst du weder löschen noch duplizieren. Du änderst stattdessen seine Art. Dabei werden die Einstellungen zurückgesetzt. Startformular und Zuständigkeit bleiben erhalten, wenn die neue Art sie ebenfalls hat.

Von Hand starten

Bei Formular füllst du beim Start ein Formular aus oder klickst nur, wenn es keine Felder gibt.

1. Setze Art auf Formular.
2. Lege unter Startformular die Fragen an.
3. Veröffentliche den Workflow.
4. Richte den Workflow für dich ein.

Danach startest du Läufe im Tab Ausführen auf der Workflow-Seite oder mit Jetzt starten auf der Auslöser-Karte. Solange du keine eigene, eingeschaltete Einrichtung hast, bleibt der Start gesperrt. Wie du einen Workflow für dich einrichtest, steht unter Veröffentlichen und einrichten.

Im Startformular legst du je Frage Beschriftung, Platzhalter, Beispiel und Reihenfolge fest und ob sie Pflicht ist. Ohne eigene Liste fragt das Formular alle deklarierten Felder in der Reihenfolge ihrer Deklaration ab. Der Auslöser legt nur die Felder des Startformulars in den Kontext.

Bei diesem Auslöser sieht jemand zu. Agenten dürfen deshalb Rückfragen stellen und Mitteilungen schicken. Die Werte gelten nicht als fremder Inhalt, deshalb gibt es keine Kachel Zuständigkeit.

Über einen öffentlichen Link starten

Öffentliches Formular passt, wenn Kunden oder Kollegen ohne Zugang etwas einreichen sollen.

1. Setze Art auf Öffentliches Formular.
2. Lege das Startformular an.
3. Veröffentliche den Workflow.
4. Richte den Workflow für dich ein und schalte ihn ein.
5. Öffne auf der Workflow-Seite an der Auslöser-Karte Formular-Link.

Deine Einrichtung muss dafür auf einer Version mit diesem Auslöser laufen. Unter Wer darf das Formular ausfüllen? wählst du Jeder mit dem Link oder Nur Mitglieder dieses Workspaces. Das Umschalten ändert die Adresse nicht. Link widerrufen macht den Link sofort ungültig.

Der Link gehört zu deiner Einrichtung. Jede Einsendung startet einen Lauf über deine Konten und verbraucht Guthaben des Workspace. Ist deine Einrichtung pausiert, kannst du den Link weiter verwalten: die Zielgruppe ändern oder ihn widerrufen. Erreichbar ist er dann nicht.

Die öffentliche Seite zeigt den Namen des Workflows, die Felder und Absenden. Danach sieht die Person eine Bestätigung, aber keinen Lauf-Status, keine Lauf-Nummer und kein Ergebnis. Eine Rückmeldung muss der Workflow selbst schicken, etwa mit einem Schritt, der eine E-Mail sendet. Ist der Link widerrufen oder die Einrichtung pausiert, zeigt die Seite „Dieses Formular gibt es nicht oder es ist nicht mehr freigegeben.“

Alles, was über dieses Formular hereinkommt, ist als EXTERN markiert. Das gilt auch, wenn du die Werte beim Start selbst einträgst. Der Workflow behandelt sie dann wie eine Einsendung über den Link und stellt keine Rückfragen.

Grenzen

Nach Zeitplan starten

Zeitplan passt etwa für tägliche Berichte oder regelmäßige Prüfungen. Der Workflow läuft dann ohne Auslöser von außen.

1. Setze Art auf Zeitplan.
2. Klicke unter Einstellungen auf das Feld Zeitplan.
3. Wähle Täglich, An bestimmten Wochentagen oder Monatlich und eine Uhrzeit.
4. Wähle unter Zeitzone die Zeitzone.

Unter dem Feld siehst du die nächsten Läufe.

Mit Cron-Ausdruck eingeben wechselst du zum Feld Zeitplan (Cron). Dort schreibst du den Zeitplan als Cron-Ausdruck, eine Zeitangabe in Textform. Damit gehen auch Zeitpläne mit Schrittwerten oder Listen von Stunden, die die Auswahl nicht abbilden kann. Wechselst du zurück zur einfachen Auswahl, wird ein solcher Ausdruck ersetzt. Die Oberfläche warnt davor.

Zeitzone bietet Europe/Berlin, Europe/Vienna, Europe/Zurich, Europe/London und UTC. Standard ist Europe/Berlin. Sommer- und Winterzeit werden berücksichtigt.

Jede Person kann beim Einrichten eine eigene Uhrzeit setzen. Die Zeitzone dafür kommt aus ihrem Browser und ist nicht wählbar.

Nur bei Zeitplan gibt es Jetzt einmal ausführen. Damit startest du sofort einen Lauf über deine Einrichtung. Der Zeitplan läuft davon unabhängig weiter.

Der Auslöser legt kein Feld in den Kontext, auch nicht den geplanten Zeitpunkt. Alle Daten holt sich der erste Schritt selbst. Eine Kachel Zuständigkeit gibt es nicht, weil ein Zeitplan keine fremden Inhalte liefert.

Verpasste Zeitpunkte werden nicht nachgeholt. Startet der Server in der fälligen Minute neu, fällt der Lauf ersatzlos aus.

Bei einem App-Ereignis starten

Integration passt, wenn der Workflow auf etwas reagieren soll, das in einem anderen System passiert.

1. Setze Art auf Integration.
2. Wähle unter Integration die App.
3. Wähle unter Ereignis das Ereignis.
4. Grenze die Quelle unter Einstellungen ein, je nach Ereignis zum Beispiel mit Ordner, Kanal, Tabelle oder Repository.

Beim E-Mail-Postfach (IMAP) ist der Ordner standardmäßig INBOX, der Posteingang. Bei Microsoft Teams zeigen die Auswahllisten die Teams, Kanäle und Chats deines verbundenen Kontos.

Der Auslöser nennt kein Konto. Welches Postfach oder welcher Kalender abgefragt wird, wählt jede Person beim Einrichten für sich. Wie du ein Konto verbindest, steht unter Dienste verbinden.

Es gibt über 25 Ereignisse:

Felder eines Ereignisses

Jedes Ereignis legt seine Felder in den Kontext. Bei Neue E-Mail in Outlook Mail sind das Absender, Betreff, Inhalt und Empfangen am. Diese vier Felder sind als EXTERN markiert. Ihr Inhalt stammt von außen, und der Agent ist angewiesen, Anweisungen darin nicht zu befolgen.

Die Nachrichten-ID ist eine Kennung, die nur der Auslöser schreiben kann. Sie ist nicht als EXTERN markiert. Sie erreicht nur Schritte, die sie ausdrücklich anfordern, etwa ein Werkzeug zum Antworten, Weiterleiten oder für Anhänge. Gmail liefert nach derselben Regel zusätzlich die Konversations-ID.

Abfrage

lowcloud fragt für jede eingeschaltete Einrichtung regelmäßig nach neuen Ereignissen. Push-Benachrichtigungen der Anbieter gibt es nicht.

Jede Einrichtung merkt sich für sich, welche Ereignisse sie schon gesehen hat. Zwei Personen können deshalb dasselbe Postfach beobachten, ohne sich Ereignisse wegzunehmen.

Ein neu eingerichteter oder geänderter Auslöser beginnt beim aktuellen Zeitpunkt. Ältere E-Mails, Termine oder Records holt er nie nach. Bis zum ersten Lauf können rund zwei Minuten vergehen.

Gmail kann seinen Änderungs-Feed nach etwa einer Woche verwerfen. Der Auslöser beginnt dann neu und meldet, dass Ereignisse aus der Lücke fehlen.

Vorfilter beim Anbieter

Gmail-Suche bei Gmail und Suchbegriff bei Google Kalender filtern schon beim Anbieter. Was sie aussortieren, erscheint in keinem Lauf. Nach Inhalt filterst du besser mit der Zuständigkeit. Dort steht in jedem Lauf, warum etwas abgelehnt wurde.

Besonderheiten einzelner Apps

• Ein geteiltes Outlook-Postfach braucht zusätzliche Berechtigungen. Eine früher erteilte Verbindung musst du dafür einmal neu verbinden.
• Neue Chat-Nachricht in Teams sieht ohne gewählten Chat pro Abfrage nur die letzte Nachricht jedes Chats.
• Airtable ohne gesetzte Titel-Spalte nimmt die erste gefüllte Spalte. Das kann die falsche sein.

Zuständigkeit festlegen

In der Zuständigkeit beschreibst du in eigenen Worten, welche eingehenden Vorgänge der Workflow bearbeiten soll. Zum Beispiel: „nur Support-Anfragen von Bestandskunden, keine Newsletter“. Das Feld gibt es nur bei Integration und Öffentliches Formular, den Arten mit Inhalten von außen.

Jedes eingehende Ereignis wird an diesem Text geprüft. Was nicht passt, endet als Übersprungen. Bleibt das Feld leer, startet jedes Ereignis der Quelle einen vollständigen Lauf.

So läuft die Prüfung

Aus dem Text baut lowcloud den ersten Schritt jedes Laufs, Zuständigkeit prüfen. Du baust dafür keine eigene Karte. Ein Modell prüft das Ereignis ohne Werkzeuge und antwortet mit Ja oder Nein und einer Begründung.

Bei Nein endet der Lauf mit dem Status Übersprungen und der Begründung des Modells. Keiner deiner gebauten Schritte läuft dann. Übersprungene Läufe sind im Abschnitt Läufe der Workflow-Übersicht standardmäßig ausgeblendet und zählen nicht in die Erfolgsquote. N übersprungen einblenden zeigt sie.

Die Prüfung ist ein Modellaufruf pro eingehendem Ereignis. Er kostet auch dann, wenn das Ereignis danach übersprungen wird.

Modell für die Prüfung

Sobald Text im Feld steht, erscheint darunter Modell. Dort wählst du das Modell für die Prüfung aus der Liste. Die oberste Zeile steht für kein eigenes Modell. Sie heißt Automatisch, auch wenn der Workspace ein Standardmodell festgelegt hat. Ein unbekanntes Modell wird beim Veröffentlichen als Fehler abgewiesen.

Mit einem echten Ereignis testen

Unter der Auslöser-Karte im Builder liegt das Panel Testlauf. Damit startest du einen Lauf, ohne auf ein neues Ereignis zu warten.

1. Klicke auf Letzte Ereignisse laden.
2. Wähle ein Ereignis aus der Liste.
3. Klicke auf Mit diesem Ereignis testen.

Echte Ereignisse laden kannst du nur bei Integration. Bei Zeitplan heißt der Knopf Tick simulieren, bei Formular und Öffentliches Formular heißt er Testlauf starten. Über das Zusatzmenü führst du Nur den Auslöser aus.

Der Testlauf arbeitet mit dem Entwurf, nicht mit der veröffentlichten Version. Er liest die Ereignisse aus deinem eigenen verbundenen Konto, nicht aus dem Konto einer Einrichtung. Ohne verbundenes Konto für den Dienst kannst du keine Ereignisse auswählen. Verbinde dann eines unter Verbindungen.

Ein Testlauf nimmt dem Betrieb kein Ereignis weg. Er ändert nichts daran, welche Ereignisse der Auslöser schon gesehen hat.

Fehler am Auslöser

Im Auslöser-Dialog steht, wann der Auslöser zuletzt ausgelöst hat. Einen Fehler zeigt der Dialog als roten Kasten Letzter Fehler mit Verbindungen öffnen. Auf der Workflow-Übersicht steht derselbe Fehler unter Auslöser prüfen mit Im Builder öffnen.

Hat deine Einrichtung kein Konto für den Auslöser, pausiert er. Deine Zeile zeigt dann Pausiert und den Hinweis, dass dem Auslöser kein Konto von dir zugewiesen ist.

Ein Workflow, den niemand für sich eingerichtet hat, läuft nicht, egal welcher Auslöser gesetzt ist. Wie du einen Workflow einrichtest, steht unter Veröffentlichen und einrichten.

Webhooks

Einen Webhook-Auslöser, mit dem ein fremdes System einen Workflow startet, gibt es nicht. Im Feld Art steht er nicht zur Auswahl.

Der Chat im Builder kann einen Webhook-Auslöser trotzdem in den Entwurf schreiben. Den Entwurf kannst du dann speichern, aber nicht veröffentlichen. Die Meldung lautet: „Webhook-Auslöser sind derzeit nicht verfügbar. Der Workflow lässt sich nicht veröffentlichen.“ Die Adresse eines alten Webhooks antwortet immer mit „Webhook-Auslöser sind derzeit nicht verfügbar.“

Berechtigungen

Den Link zu einem öffentlichen Formular erstellt nur, wer bauen darf (Rolle Admin oder die frühere Rolle Entwickler). Einen Testlauf mit einem echten Ereignis startet ebenfalls nur, wer bauen darf.